Sistema Institucional de Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Felicitaciones (PQRS)
Institución Educativa José Antonio Galán
La Institución Educativa José Antonio Galán, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto 1074 de 2015, y demás normas concordantes sobre protección de datos personales, informa a los usuarios del Sistema Institucional de Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Felicitaciones (PQRS) sobre el tratamiento que se dará a sus datos personales.
1. Responsable del tratamiento
Responsable del tratamiento: [Nombre de la entidad territorial o autoridad educativa responsable del tratamiento].
Institución: Institución Educativa José Antonio Galán.
Dirección: [Dirección institucional].
Municipio: Yumbo, Valle del Cauca.
Correo electrónico: [Correo institucional].
Canal de atención: Sistema Institucional de PQRS.
2. Finalidad del tratamiento de los datos
Los datos personales suministrados mediante el sistema PQRS serán recolectados, almacenados, organizados, utilizados y conservados con las siguientes finalidades:
- Recibir, registrar y gestionar las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones presentadas por la comunidad educativa y demás ciudadanos.
- Generar un número único de radicación que permita identificar y realizar seguimiento a cada solicitud.
- Identificar al solicitante y establecer los medios de comunicación necesarios para atender su requerimiento, cuando este no sea anónimo.
- Asignar las solicitudes a los funcionarios o dependencias competentes para su análisis y trámite.
- Realizar seguimiento a las actuaciones administrativas y a los términos legales aplicables.
- Solicitar información adicional cuando sea necesaria para resolver la petición.
- Elaborar, revisar, aprobar y comunicar las respuestas correspondientes.
- Realizar remisiones a la Secretaría de Educación u otras autoridades competentes cuando el asunto exceda las competencias de la institución.
- Conservar los soportes documentales y el historial de las actuaciones, de acuerdo con las disposiciones sobre gestión documental y archivo.
- Elaborar estadísticas e informes institucionales, procurando utilizar información anonimizada cuando sea posible.
3. Datos personales recolectados
El sistema podrá recolectar, según la naturaleza de cada solicitud, los siguientes datos:
- Nombres y apellidos.
- Tipo y número de documento de identificación, cuando sea necesario.
- Dirección de correo electrónico.
- Número telefónico o de contacto.
- Relación con la institución educativa (estudiante, padre de familia, acudiente, docente, funcionario u otro).
- Descripción de la petición, queja, reclamo, sugerencia o felicitación.
- Documentos y archivos adjuntos aportados voluntariamente por el solicitante.
En algunos casos, el contenido de una solicitud o sus documentos adjuntos pueden incluir información sensible o datos personales de niños, niñas y adolescentes. Esta información recibirá especial protección y solo será tratada cuando resulte legalmente procedente y necesaria para la finalidad correspondiente.
4. Tratamiento de datos sensibles y de menores de edad
La institución procurará no solicitar datos sensibles, salvo cuando sean estrictamente necesarios para atender el asunto planteado y exista una condición legal que permita su tratamiento.
Cuando se requiera información sensible, se informará al titular sobre su carácter facultativo y se solicitará la autorización explícita cuando sea legalmente exigible.
El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se realizará respetando su interés superior, sus derechos fundamentales y las condiciones establecidas en la legislación colombiana. Cuando corresponda, se contará con la autorización de su representante legal, escuchando y valorando la opinión del menor de acuerdo con su madurez y autonomía.
5. Solicitudes anónimas
El sistema permite presentar solicitudes de manera anónima, cuando la naturaleza del requerimiento lo permita.
En estos casos no será necesario suministrar datos que permitan identificar al solicitante. Sin embargo, la ausencia de información de contacto puede limitar la posibilidad de solicitar aclaraciones o comunicar directamente una respuesta.
La institución tramitará las solicitudes anónimas conforme a las disposiciones legales aplicables y a las características de cada caso.
6. Derechos de los titulares de los datos
De conformidad con la Ley 1581 de 2012, los titulares de los datos personales tienen derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando esta sea exigible.
- Ser informados sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
- Presentar consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos.
- Solicitar la supresión de sus datos o revocar la autorización cuando sea procedente, teniendo en cuenta las excepciones legales y los deberes de conservación documental.
- Acceder gratuitamente a sus datos personales objeto de tratamiento.
7. Seguridad y confidencialidad de la información
La institución adoptará medidas técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger los datos personales contra pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado.
El acceso a la información estará restringido a los funcionarios y personas autorizadas que intervengan en la recepción, gestión, seguimiento y respuesta de las solicitudes, de acuerdo con sus funciones y responsabilidades.
La información contenida en las solicitudes no será divulgada públicamente ni utilizada para finalidades diferentes de las aquí informadas, salvo que exista autorización del titular o una obligación legal que lo permita.
8. Conservación de la información
Los datos personales y documentos asociados a las solicitudes se conservarán durante los periodos establecidos en las normas aplicables de gestión documental, las tablas de retención documental y demás disposiciones legales.
Una vez cumplidas las finalidades del tratamiento, se procederá conforme a las reglas de conservación, disposición final y supresión que resulten aplicables.
9. Ejercicio de los derechos y atención de consultas y reclamos
Los titulares podrán ejercer sus derechos de consulta, actualización, rectificación, supresión y revocatoria de autorización, cuando proceda, mediante comunicación dirigida al responsable del tratamiento a través de los siguientes canales:
Correo electrónico: [Correo institucional o canal designado para protección de datos].
Dirección: [Dirección institucional].
Asunto: Protección de datos personales – Habeas Data.
Las consultas y reclamos serán atendidos conforme a los procedimientos y términos establecidos en la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.
Cuando se hayan agotado los trámites de consulta o reclamo ante el responsable o encargado del tratamiento, el titular podrá acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio, en los casos y condiciones previstos en la ley.
10. Política de tratamiento de datos personales
La información completa sobre las condiciones, procedimientos y disposiciones institucionales para el tratamiento de datos personales podrá consultarse en:
[Enlace a la Política de Tratamiento de Datos Personales de la entidad responsable].
La presentación de una solicitud mediante el Sistema Institucional de PQRS implica que el usuario ha tenido acceso a este aviso de privacidad y ha sido informado sobre las finalidades del tratamiento de sus datos personales, sin perjuicio de las autorizaciones específicas que sean legalmente necesarias.
Institución Educativa José Antonio Galán
Yumbo, Valle del Cauca.